知識管理とは何か？
概要
知識管理とは、組織や個人が持つ知識（人的資産）を効果的に蓄積、共有、活用するための取り組みやプロセスのことである。主に、組織内の情報共有や業務改善、イノベーション創出などを目的として、情報技術を活用したシステムの構築や、知識共有文化の醸成を図ることが重要である。
知識管理の必要性
企業が成長する上で、従業員の知識やスキルが重要な役割を果たす。そのため、組織内の知識やノウハウを管理することが必要である。また、従業員の脱退や定年退職により、組織から重要な知識が失われる可能性があるため、そのリスクに備えることも必要である。
さらに、グローバル化やビジネス環境の変化に伴い、企業間の競争が激化している。競合他社との差別化を図るためには、独自の知識や技術を持つことが求められる。組織内の知識を有効に活用することで、競争優位性を確保することが可能となる。
知識管理の方法論
知識管理には、以下のような方法論がある。
ナレッジマネジメント
組織内での知識の蓄積・共有を促進する取り組み。社員同士の情報交換や情報収集を行うことで、組織内で蓄積された知識を有効に活用することを目的とする。具体的には、情報共有プラットフォームの構築や、社員間の研修やコミュニケーションの促進などがある。
ドキュメントマネジメント
文書の作成、管理、保存による情報資産化を行うことで、組織内の知識を共有することを目的とする。文書を統一的に管理することで、情報の一元化や検索性の向上が図られる。
コンテンツマネジメント
ウェブサイト等の情報コンテンツを活用し、知識を蓄積・共有することを目的とする。企業外の顧客や取引先とのコミュニケーションや、社員のスキルアップのための情報発信などがある。
エキスパートファインダー
専門家を特定し、その専門知識を組織内で共有することを目的とする。組織内に存在する専門知識を明確にし、有効に活用することができる。
社内Wiki
社員が自由に書き込みを行えるWeb上のドキュメント管理システムで、情報共有や業務改善を目的とする。情報の継承や透明性が目的であるため、運用方法によっては、情報の信憑性や情報漏洩の問題も生じることがある。
知識管理システム
多くの企業で、さまざまな業務において知識管理システムが利用されている。代表的なものに、以下のようなものがある。
スペシャリストシステム
エキスパートファインダーの手法を応用し、特定の分野の専門家が持つ知識を効率的に蓄積し、共有するためのシステム。専門家の知識をデータベース化することで、他の社員が容易にアクセスできるようになる。
ナレッジマネジメントシステム
ナレッジマネジメント手法を実践するためのシステムで、情報共有プラットフォームやグループウェアなどが該当する。
ドキュメントマネジメントシステム
文書の作成、管理、保存による情報資産化を行うことを目的とするシステム。文書の一元管理や検索性・透明性の向上が図られることから、情報セキュリティ上の観点からも注目されている。
知識マネジメントの課題
知識管理には、以下のような課題がある。
文化的課題
知識管理は、組織内に知識共有・協業の文化を醸成することが大前提である。そのため、企業文化の浸透やメンバーの育成など、文化的な努力が必要となる。
技術的課題
知識管理システムの導入・運用には、多大なコストや技術的な要件が伴うことがある。また、システムの改修やアップグレードも必要となることから、コスト面や技術的な問題が課題となる。
リスク管理課題
知識管理は、情報資産の管理である。そのため、情報漏洩や管理上の問題が生じることがある。具体的には、社内Wikiの利用による情報の信頼性の損失、情報漏洩・ウイルス感染などが挙げられる。
まとめ
知識管理は、組織内の知識を蓄積、共有、活用するための取り組みである。組織内の情報共有や業務改善、イノベーション創出などを目的としており、ナレッジマネジメント、ドキュメントマネジメント、コンテンツマネジメント、エキスパートファインダー、社内Wikiなどの手法がある。多くの企業で、知識管理システムが利用されているが、課題として文化的・技術的・リスク管理上の問題がある。企業内での知識の共有化や効率化の観点から、知識管理は今後ますます重要となると考えられる。
